Есть два типа пиарщиков, принимающих участие в легендарном ПМЭФ. Одни взахлеб постят селфи с тэгом #работанаплощадкахфорума. Другие — их за это троллят. Шутка. На самом деле, неважно, к какому типу вы относитесь. Важно, что для любого пиарщика Петербургский Международный Экономический Форум – это прежде всего тяжелая работа и проверка на профпригодность. Бывалые знают, что коммуникационное сопровождение своей организации на главном деловом форуме страны – это сложный, полный маленьких нюансов труд. В преддверии очередного ПМЭФ вспомнили наш опыт участия в Форуме и составили небольшой сборник советов. Пригодится и бывалым, и новичкам.
По содержанию
- Подготовка информационных поводов. Есть очень хорошая поговорка: тусовка ньюсмейкеров не является новостью. И ваш невероятно крутой спикер сам по себе интереса у журналистов на ПМЭФе не вызовет. Исключения составляет пять десятков известных всем фамилий ключевых чиновников, топ-менеджеров и бизнесменов. Журналистам на ПМЭФ всегда есть чем заняться. Если у вашего спикера (то есть у вас) нет информационного повода, рассчитывать на их внимание не стоит.
- Готовьте драфты всех коммуникаций сильно заранее. Пресс-релизы, соглашения, Q&A, официальные и неофициальные комментарии. В неразберихе форума что-либо согласовать, особенно с другой организацией, будет очень сложно и ошибок почти не избежать. Чем лучше подготовите свой контент к ПМЭФ, тем все пройдет более гладко.
- Выступления спикеров на сессиях, если вы не спонсор и нет связей. Это возможно. Но работает в основном только с первыми лицами или хорошо известными рынку топами. Как только получите первый драфт программы форума или даже его архитектуру – ищите контакты организаторов интересных вам сессий и питчите им своего спикера. Работает в 4 из 10 случаев, но это уже немало. Но помните о вежливости: докучать архитекторам панели своим «невероятно крутым топом» не надо. На первом «нет» надо остановиться.
- Брифуйте свое первое лицо о плане на день. Если вдруг за график делегации отвечают коммуникации, ваша главная задача утром – рассказать своему первому лицу, как будет выглядеть его день на ПМЭФ. Забрифованный начальник – это довольный начальник с приятным чувством, что у вас все под контролем.
- СМИ на ПМЭФ очень много, но им не до вас. В том смысле, что если вы озаботились питчами за пару дней до или во время форума, то вы, скорее всего, опоздали. Если, конечно, это не мегасобытие. Так что планируйте медиа-активность своей организации сильно заранее. Так будет удобней и вам, и журналистам, для которых ПМЭФ – испытание не меньшее, чем для пиарщиков.
По организации
- Если за график вашей делегации ответственность на вас. Не ленитесь и не стесняйтесь составить поминутный план на каждый день. Обязательно учтите в нем даже самые мелкие детали и этапы программы. От выезда делегации из гостиницы утром до времени, которое потребуется, чтобы дойти из одного павильона в другой.
- О транспорте нужно позаботиться заранее. Лучше всего забронируйте автомобили, официально аккредитованные ПМЭФ. У них есть специальный пропуск для заезда на территорию форума. В случае использования собственного транспорта этот пропуск также можно оформить в личном кабинете. Третий вариант – такси, но учтите, что они не смогут заехать на территорию. К любому маршруту, который подсказывает навигатор, всегда (особенно утром и вечером) прибавляйте 20-30 минут минимум. Это время, которое вы простоите в пробках на КПП. Альтернатива – пройти пешком от места начала пробки до здания форума, но это удовольствие ниже среднего, особенно если с погодой не повезло.
- Не пренебрегайте нулевым днем! Это день, когда официальная программа еще не началась, но доступ в Экспофорум уже открыт. Для пиарщика, особенно для приехавшего на ПМЭФ впервые, этот день – отличная возможность осмотреть площадку, запомнить быстрые пути к основным локациям, залы и аудитории, в которых пройдут сессии с вашими спикерами. В общем, важно провести рекогносцировку на местности.
- Поесть на ПМЭФ – это квест. На прием пищи во время форума у вас и вашей делегации будет крайне мало времени. Вариантов подхода к теме питания несколько:
- Арендовать столик на все дни форума в одном из расположенных на площадке ресторанов. Это дорого, но всегда оправданно и намного удобней, чем аренда переговорной комнаты.
- Хорошо запомнить расположение столовых и надеяться, что очереди в них не будут слишком большими.
- Питаться в городе на завтрак и ужин, а обед пропустить. В этом случае учтите, что все хорошие рестораны Петербурга и окрестностей будут полностью забронированы сильно заранее. Лайфхак — лобби пятизвёздочных отелей: без брони и почти без очередей.
- Красные и синие бейджи – важно знать о различиях. В первые дни форума разницы почти не будет, зато в главный день во время пленарной сессии логистические возможности обладателей синих и красных бейджей могут сильно отличаться. Если у вашего босса он красный, а у вас – синий, в некоторые залы вас не пустят. Уточните и продумайте это заранее.
- Вечеринки. Как правило, ваши коллеги-пиарщики и есть те могущественные люди, которые устраивают вечеринки своих организаций в рамках так называемой «вечерней программы» ПМЭФ. Найти контакт с ними через одно-два рукопожатия не составит труда, но просите приглашения заранее – места на таких тусовках чисто физически ограничены. Обычно первых лиц зовут без проблем, а вот с членами делегации все может сильно разниться. В среднем на одну компанию удается добыть 2-3 приглашения. Готовьтесь, что кто-то из ваших коллег точно останется за бортом красивой жизни и затаит на вас обиду.
По бытовым вопросам
- Пауэрбэнк, он же зарядник – одна из главных ваших ценностей во время Форума. Берите с собой два, лучше три. И столько же проводов. Потом скажете спасибо.
- Погладить одежду можно в химчистке гостиницы, но во время ПМЭФ там такие же очереди, как и в топовые рестораны города. Если сдать мятый костюм или рубашку на отпаривание не удалось, включайте в вашем номере горячую воду, наполняйте ванную и вешайте рядом ваши мятые вещи. Несколько часов – и все в порядке.
- Совет для милых дам от прекрасной половины МиП. Обязательно возьмите с собой сменную обувь. Балетки или кеды. Иметь возможность дать отдохнуть ногам в комфортной обуви – бесценно. Для всего остального есть ваши лабутены.
- Заранее узнайте, где на вашем маршруте в Экспофоруме находятся туалеты, и убедитесь, что информация верна. Поверьте, вы (и ваши подопечные) не раз вспомните нас добрым словом за этот совет.
- Где можно отдохнуть? Нигде. Если хотите получить хорошие результаты от ПМЭФ – настраивайтесь, что отдыхать в дни его проведения вы не будете.